Databeskyttelsespolitik for Solmarken
Dataansvarlig:
Solmarken
Borgmester Fischers Vej 12
2000 Frederiksberg
CVR: 21315915
T: +45 3630 3740
DPO:
Michael Rasmussen
T: +45 4085 4783
Formål
Formålet med beskyttelsespolitikken er at informere forældre og ansatte om behandlingen af personoplysninger i institutionen og for at synliggøre hvilke aktiviteter som indgår i det daglige pædagogiske arbejde samt hvilke tiltag der gøres for at højne sikkerheden bedst muligt i behandlingen af personoplysninger.
Hvem behandles
Som udgangspunkt behandles følgende kategorier:
- Medarbejdere
- Bestyrelse
- Forældre
- Børn
Hvad behandles
Vi har udformet en liste af behandlingsaktiviteter som sikrer at behandlingen sker i overensstemmelse med vores politik og har relevans. Typiske behandlingsscenarier er følgende:
Medarbejdere:
Ansættelsesforhold
Løn
Ferie
Fravær
Personalesager
Materiale til institutionens hjemmeside og intrasystem
Bestyrelse:
Oplysninger til registrering af reelle ejere på virk.dk
Materiale til institutionens hjemmeside og intrasystem.
Forældre:
Typisk stamoplysninger såsom navn, adresse, telefon osv…
Eventuelle twister mellem institution og forælderen.
Børn:
Stamkort indeholdende stamdata på barnet såsom fødselsdagdato, vaccinationer, lægeoplysninger, medicinering, allergier og diverse tilladelser.
Udvidet informationer på børn som fx kræver ekstra støtte og ressourcer
Udsatte børn
Hvorfor behandles
Der behandles data som en del af vores daglige pædagogiske arbejde. Uden behandling af personoplysninger kan vi ikke udføre vores arbejde korrekt og fyldestgørende. Vi beder ikke om oplysninger vi ikke mener at have brug for.
Hvem behandler:
Det er vores faglige personale som internt i institutionen behandler personoplysninger. Vi benytter os af andre parter til behandling af visse områder.
Fx tager vores paraplyorganisation Børneringen sig af personaleadministration i forhold til lønbehandling og ansættelsesforhold
Kommunen varetager også visse forpligtelser i forholdet til børn og forældre
Vi bruger kommunens Ressourceteams (høre-, tale- og støttepædagoger samt psykologer og sagsbehandlere)
Opbevaring
Vi opbevarer personoplysninger på lokale computere, tabletcomputere, institutionens smartphones, servere og NAS bokse.
Derudover er der informationer hos:
- AULA som leverer hjemmeside /intrasystem
- Børneringen som varetager personaleadministration
- Rambøll som håndterer systemer til sprogtest
- Frederiksberg Kommunes datasystemer
- AVTechnology - backup
Sletning
Vi har iværksat procedurer for sletning af data som ikke mere er relevant via vores handlingsplan som løbende revideres. Som medarbejder og forældre har du ret til sletning såfremt det ikke er i strid med vores retslige forpligtelser (oplysninger vi er pålagt at have for at kunne udføre vores opgaver og som vi har pligt til at gemme jvf Arkivloven)
Ret til indsigt
Du har ret til indsigt i hvilke oplysninger vi har registreret om dig og ret til at få dem udleveret
- Ret til indsigt (databeskyttelsesforordningens artikel 15)
- Ret til berigtigelse (databeskyttelsesforordningens artikel 16)
- Ret til sletning (retten til at blive glemt) (databeskyttelsesforordningens artikel 17)
- Ret til begrænsning af behandling (databeskyttelsesforordningens artikel 18)
- Ret til dataportabilitet (databeskyttelsesforordningens artikel 20)
- Ret til Indsigelse (databeskyttelsesforordningens artikel 21)
Databehandlere
Vores personale er databehandlere i institutionen og de er instrueret i brugen af og håndteringen af personlige oplysninger, herunder sikkerhedsforanstaltninger for at minimere risikoen for brud på datasikkerheden.
Der er indgået databehandler aftaler med eksterne databehandlere (se under pkt ”Opbevaring”)
Datasikkerhed
- Computere er sikret med kodeord, kryptering og antivirus
- kun personale som håndterer personlige oplysninger har adgang til dem – individuelle logins
- Servere er sikret med kryptering og antivirus
- Medarbejdere bliver instrueret i datasikkerhed og håndtering af personlige oplysninger
- Ved bortskaffelse af IT-udstyr sikres det at det ikke indeholder oplysninger
- Fysiske personlige oplysninger opbevares i aflåst skab
Brud på datasikkerhed
Ved brud på datasikkerhed hvor der indgår personoplysninger og specielt hvis der indgår følsomme personoplysninger har vi en forpligtelse til at informere Datatilsynet indenfor 72 timer. Vi har også en pligt til at informere de berørte. Det vil vi selvfølgelig efterleve til fulde og informere de berørte uden unødig ophold.